Mediation voorkomt conflicten en langdurige arbeidsongeschiktheid

Mediation voorkomt conflicten en langdurige arbeidsongeschiktheid Foto: HERMEN BUURMAN

“We zien dat de maatregelen rond Corona veel gevraagd hebben van onze medewerkers. Velen hebben maanden thuis gewerkt, waardoor het contact met collega’s ineens beperkt was tot het bespreken van de inhoud via het beeldscherm. De gesprekken bij de koffiemachine, die juist zo belangrijk zijn om collegialiteit te kweken, vielen weg. Als je dan plotseling weer teruggaat naar 'normaal', kan dat tot spanningen leiden. Als je die spanningen op tijd onderkent en je biedt de collega’s een goed gesprek, voorkomt dat veel narigheid.” Aan het woord is Rita Blankenberg, HR Business Partner en Happiness Officer bij de Gemeente Alphen aan den Rijn.

De gemeente Alphen aan den Rijn kiest voor de constructieve dialoog

De gemeente maakt bij dat proces gebruik van de diensten van Robert Jan Stoop, al ruim twintig jaar advocaat in Alphen, maar daarnaast ook MfN Registermediator en partner bij Resolute Mediation. Rita: “Mediation is een effectieve manier om snel boven water te krijgen wat er speelt. Robert Jan weet doorgaans in een paar gesprekken tot de kern door te dringen. Dat leidt vaak tot werkafspraken, zodat de collega’s weer met elkaar verder kunnen. En als dat nu een keer echt niet meer lukt, dan is het ook mogelijk dat de mediation eindigt in een beëindigingsregeling. In die situatie is het erg prettig dat Robert Jan, als advocaat, ook de kennis heeft om dat goed vast te leggen.”

Rita vervolgt: “De arbeidsmarkt is krapper dan ooit. In tijden waarin het zo lastig is om goede mensen te vinden, is nóg belangrijker dat je zorgvuldig omspringt met je medewerkers. Bij de gemeente bouwen we aan een cultuur waar we mét elkaar in gesprek gaan in plaats van óver elkaar te praten. We staan voor een open en constructieve dialoog, waarin we successen met elkaar vieren, maar een gesprek niet uit de weg gaan als het moeilijk wordt. We besteden veel aandacht aan de continue dialoog en het bevorderen van werkgeluk, waarbij dat zowel in de één op één relatie met de leidinggevende, als op teamniveau plaatsvindt."

Natuurlijk is het niet altijd even makkelijk om dingen goed bespreekbaar te maken. Soms leidt het tot een ziekmelding en een arbeidsconflict. Langdurige arbeidsongeschiktheid ligt dan op de loer. Robert Jan ziet dat in zijn mediation praktijk nog wel eens gebeuren: “De leidinggevende is in eerste instantie bezig met het opvangen van het extra werk dat ontstaat door de ziekmelding. Daarnaast vinden leidinggevenden het, als gevolg van de privacy regelgeving, soms ook lastig om contact op te nemen met een zieke medewerker. Wat mag je nu wel vragen en wat niet? Dan zie je vaak dat de medewerker voor de zekerheid maar helemaal niet wordt gebeld en dat het eerste contact pas weken na de ziekmelding plaatsvindt met de bedrijfsarts. Als er dan onderhuids al iets sluimert, ontstaat in die situaties al snel een conflict. Dat is zonde en zou je makkelijk kunnen voorkomen door tijdig het gesprek aan te gaan. Samen of onder leiding van een mediator.”

“Hoe vroeger je aan boord bent, hoe beter”, vervolgt Robert Jan, “Ik zie soms dat de samenwerking vastloopt door een incident, waaraan een van de betrokken partijen veel waarde hecht, terwijl de ander zich de gebeurtenis niet eens kan herinneren. Een goed gesprek, wat wederzijds inlevingsvermogen en een excuus kan dan al veel goedmaken. Als zo’n incident niet wordt uitgepraat, zie je vaak dat er allerlei kleine dingen bijkomen. Als dat te langt duurt, is de relatie op een gegeven moment zo verziekt dat een ziekmelding, al dan niet in combinatie met een burn-out, leidt tot langdurige arbeidsongeschiktheid.

Maar hoe gaat zo’n mediation nu in zijn werk?
Mediation is het oplossen van conflicten door het voeren van gesprekken, onder leiding van een professionele onpartijdige mediator. Robert Jan behandelt geschillen tussen medewerkers onderling, medewerkers en hun leidinggevende, in teams of tussen aandeelhouders. De mediaton begint met het ondertekenen van een Mediation overeenkomst, waarin onder meer wordt vastgelegd dat alles wat er in de mediation naar voren wordt gebracht valt onder een strikte geheimhouding. Op die manier kunnen partijen vrijuit spreken over oplossingsrichtingen, zonder dat partijen dat later tegen elkaar kunnen gebruiken. De mediator vormt geen oordeel, maar staat tussen de partijen in. In de gesprekken wordt in goed overleg en zoveel mogelijk door de partijen zelf de richting bepaald en nagegaan wat er nodig is voor een goede toekomst. Soms is dat een gezamenlijke toekomst of soms juist niet. De gemaakte afspraken worden vervolgens vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Mocht het nu écht niet mogelijk blijken te zijn om afspraken te maken, dan wordt de mediation beëindigd.
“Zelfs in die gevallen heeft de mediation wat opgeleverd”, besluit Rita, “want het geschil is dan misschien niet opgelost, maar je hebt wel gehoord wat er speelt. Met het oog op de geheimhouding kun je daar niet direct wat mee, maar je neemt die kennis uiteraard wel mee bij het bepalen van het vervolgtraject.”

Robert Jan Stoop is advocaat en partner bij TK advocaten notarissen met vestigingen in Alphen, Leiden en Amsterdam. Daarnaast is hij MfN Registermediator en partner bij Resolute Mediation.

Rita Blankenberg is HR Business Partner en Happiness Officer bij de gemeente Alphen aan den Rijn.

WIL JE MEER WETEN OVER MEDIATION IN ARBEIDSZAKEN?
Bekijk dan - door het scannen van deze QR code - het webinar dat Robert Jan heeft opgenomen: 

qr.jpg


Reacties